Aviso de Prácticas de Privacidad

 

ESTE AVISO DESCRIBE DE QUÉ MANERA SE PUEDE USAR Y DIVULGAR INFORMACIÓN MÉDICA ACERCA DE USTED Y CÓMO USTED PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. REVÍSELO CON ATENCIÓN.

 

 

Maxim Healthcare Group, sus afiliadas, subsidiarias y/o divisiones (denominadas colectivamente “Maxim”) están obligadas por ley a asegurar y proteger su información médica protegida (Protected Health Information, “PHI”). Asimismo, debemos proporcionarle este Aviso en el que se explican las prácticas de privacidad de la Compañía en relación con su PHI. Este Aviso le informa cómo podemos usar y divulgar su PHI, y presenta los casos en los que su PHI puede ser divulgada sin su autorización. Usted cuenta con ciertos derechos relacionados con su PHI y también describimos esos derechos en este Aviso.

Como se utiliza en este aviso, la información médica protegida (“PHI”) incluye tanto información médica relacionada con su atención y tratamiento como información personal que le identifique individualmente, como su nombre, dirección, número de teléfono, número de Seguro Social u otra información personal que usted proporcione en el transcurso de su tratamiento. Esta información puede estar en formato electrónico, por escrito y/o en forma verbal.

 

 

USOS O DIVULGACIONES DE LA PHI. Maxim no podrá usar ni divulgar su PHI sin su autorización y, una vez obtenido su permiso, debemos usar o divulgar su PHI únicamente según lo dispuesto en las condiciones específicas de ese permiso. También podrá rechazar, restringir o revocar la divulgación de su información. Estos derechos se describen con más detalle en este documento. Algunas situaciones en las que se requiere su autorización antes de que usemos o divulguemos su información médica incluyen, entre otras, las siguientes:

 

  • La mayor parte de los usos y divulgaciones de apuntes de psicoterapia u otros registros que incluyan información particularmente delicada acerca de su salud, incluido el abuso de sustancias y enfermedades de transmisión sexual como el VIH/SIDA.
  • Uso y divulgación de la información de salud protegida con fines comerciales.
  • Divulgación que implique la venta de información de salud protegida.

 

En ciertos casos, Maxim podrá usar/divulgar su PHI sin su autorización. Los siguientes usos/divulgaciones NO requieren su autorización:

Tratamiento: Maxim podrá usar y divulgar su información de salud a fin de brindar, coordinar o gestionar su atención médica. Esto incluye, entre otros, las divulgaciones acerca de usted a los médicos, enfermeros, técnicos, personal y otros profesionales de atención de la salud que participen en su atención. Por ejemplo: Maxim o su médico podrán determinar que usted requiere la asistencia de un fisioterapeuta. Una vez que obtengamos la orden de su médico, nos comunicaremos con el terapeuta y le entregaremos la información médica y personal que sea necesaria para coordinar y brindarle asistencia.

Pago: Maxim podrá usar y divulgar su información médica para recibir el pago por los servicios que se le proporcionaron o para obtener autorizaciones para los tratamientos propuestos. Por ejemplo: es posible que Maxim deba proporcionar información acerca de su condición médica y de la atención que usted requiere a una compañía de seguros o a un programa financiado por el gobierno federal, como Medicare o Medicaid, a fin de que Maxim pueda recibir el pago por los servicios que ha prestado.

Operaciones de atención médica: Maxim puede usar y divulgar su información médica según sea necesario para llevar a cabo nuestras operaciones. Por ejemplo: Maxim puede usar su información para resolver problemas o quejas, desarrollar programas para mejorar la atención, capacitar al personal o a los estudiantes clínicos para mejorar sus habilidades, y revisar servicios y procesos para mejorar los servicios prestados a nuestros pacientes.

Cómo comunicarse con usted: Maxim puede usar y divulgar su información para comunicarse con usted en relación con citas, cuestiones relacionadas con el tratamiento u otros asuntos. Podemos comunicarnos con usted por correo postal, teléfono (incluidos teléfonos celulares), mensaje de texto seguro o correo electrónico seguro. Por ejemplo: podemos dejar mensajes de correo de voz en el número de teléfono que usted nos proporcione y podemos responder a un correo electrónico o mensaje de texto que envíe a nuestras oficinas. Tenga en cuenta que si elige comunicarse con Maxim a través de comunicación electrónica no segura (correo electrónico o mensaje de texto regular), podemos responderle de la misma manera en que se recibió la comunicación y a la misma dirección de correo electrónico o cuenta desde la que envió su comunicación original. Antes de usar cualquier comunicación electrónica no segura para comunicarse con nosotros, tenga en cuenta que existen ciertos riesgos, como la interceptación por parte de otros, mensajes mal dirigidos/enviados a la dirección equivocada, cuentas compartidas, mensajes reenviados a otras personas o mensajes almacenados en dispositivos electrónicos portátiles no seguros. Al elegir comunicarse con nosotros a través de comunicaciones electrónicas no seguras, usted reconoce y acuerda aceptar estos riesgos.

Beneficios y servicios relacionados con la salud: Podremos usar y divulgar información personal y médica para informarle acerca de los beneficios o servicios relacionados con la salud que puedan ser de interés para usted.

Personas involucradas en su atención o en el pago por su atención: A menos que usted se niegue, podremos divulgar su información de salud a familiares, amigos o a cualquier persona identificada por usted, en caso de que estas personas necesiten información sobre su atención o estén involucradas en su atención o el pago por su atención.

Indemnización de los trabajadores: Maxim podrá divulgar su información de salud, a fin de cumplir con las leyes relacionadas con la indemnización de los trabajadores o con programas similares.

Salud pública, seguridad, mitigación de desastres o prevención de una amenaza a la salud o a la seguridad; víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica: Maxim podrá usar o divulgar su información de salud en la medida necesaria para las actividades de salud pública y para evitar una amenaza grave e inminente a su salud o seguridad, o a la salud y seguridad de otras personas. Maxim podrá divulgar su información personal y médica a las autoridades correspondientes en caso de que consideremos de forma razonable que usted es una posible víctima de abuso, negligencia, violencia doméstica u otros delitos. Toda divulgación se realizará únicamente a una persona que pueda ayudar a prevenir la amenaza o la lesión.

Supervisión de la salud: Maxim podrá divulgar su información de salud a una agencia de supervisión de la salud para actividades autorizadas por la ley. Esto podrá incluir entre otros, la Comisión Conjunta (Joint Commission), la Comisión de Acreditación para la Atención Médica (Accreditation Commission for Health Care, ACHC), encuestas, investigaciones, inspecciones, otorgamiento de licencias o medidas disciplinarias.

Procedimientos legales y aplicación de la ley: Maxim podrá divulgar su información de salud si así lo solicitara un agente del orden público y/o en respuesta a una citación judicial, orden judicial o administrativa, orden de arresto, solicitud de presentación de pruebas u otro proceso legal.

Seguridad militar y nacional: Maxim podrá divulgar su información de salud a las autoridades de las fuerzas armadas o funcionarios federales autorizados si usted pertenece a las fuerzas armadas o es veterano, o según se requiera para actividades legales de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional.

Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias: podremos divulgar su información de salud a un médico forense o examinador médico, si fuera necesario, para identificar a una persona fallecida o para determinar la causa de una muerte, o a un director de una funeraria, en relación con el cumplimiento de sus obligaciones.

Otros usos y divulgaciones:

Socios comerciales: Maxim podrá prestar algunos servicios mediante contratos con socios comerciales. En esos casos, Maxim requiere que los socios comerciales protejan su información mediante un Acuerdo de socio comercial.

Intercambio de información médica. Maxim puede participar en ciertos intercambios de información médica (Health Information Exchanges, HIE) mediante los cuales podemos obtener o compartir su información médica, según lo permita la ley, con otros proveedores o entidades de atención médica para fines de operaciones relacionadas con el tratamiento, el pago o la atención médica. Un HIE es un intercambio electrónico de información médica entre sus proveedores, que permite a los proveedores recibir y revisar de manera segura y eficiente las notificaciones de admisiones/altas hospitalarias y la actividad clínica de sus visitas a fin de obtener una perspectiva completa de su estado de salud y mejorar su calidad de atención.

Por ejemplo, si usted visita el hospital o a otro proveedor que participa en un HIE asociado con Maxim, podremos acceder a su información y revisarla de manera segura, evitando la necesidad de que usted recopile y comparta la información con Maxim.

Puede “excluirse” y desactivar todo el acceso a su información médica disponible a través de cualquier HIE con el que nos asociemos llamando a la Oficina de Privacidad de Maxim.

No todas nuestras oficinas participan en un programa de HIE; el director de la oficina puede proporcionar información sobre si la ubicación que este dirige participa o no en un HIE. Puede obtener una lista completa de los HIE con los que nos asociamos, junto con más detalles sobre los HIE, comunicándose con la Oficina de Privacidad de Maxim o en nuestro sitio web, www.maximhealthcare.com.

Investigación, muerte, donación de órganos: En limitadas circunstancias, Maxim podrá usar y divulgar su información de salud para fines de investigación. No obstante, tales proyectos de investigación están sujetos a un proceso de aprobación, y solicitaremos su autorización en caso de que un investigador deba tener acceso a su nombre, dirección u otra información que lo identifique. Maxim podrá divulgar su información de salud con el propósito de facilitar la donación y el trasplante de órganos.

Requerido por la ley: Maxim usará o divulgará su información de salud cuando así lo requiera la ley federal, estatal o local.

 

 

SUS DERECHOS RELACIONADOS CON SU INFORMACIÓN PERSONAL Y MÉDICA. Aunque sus registros médicos son propiedad de Maxim, la información le pertenece a usted. La ley federal le otorga los derechos que se describen a continuación en relación con su información médica.

Revocación de autorizaciones. Podrá revocar cualquier autorización para la divulgación de información, en cualquier momento. Las solicitudes se deberán enviar por escrito a la Oficina de Privacidad de Maxim. Al momento de recibir la solicitud, dejaremos de divulgar información de salud sobre usted por los motivos expresados en la autorización por escrito. Las divulgaciones de información realizadas en virtud de la autorización antes de la revocación no se verán afectadas por la revocación.

Inspeccionar y copiar. Con algunas excepciones, usted podrá revisar y copiar su información médica. En la medida en que su expediente se conserve de manera electrónica, usted tiene derecho a acceder a su propio expediente de salud electrónico en un formato electrónico. Usted también puede indicar a Maxim que envíe el expediente de salud electrónico directamente a un tercero. Maxim puede cobrar una tarifa razonable por cualquier fotocopia solicitada.

Modificaciones. Usted puede pedirnos que modifiquemos su información médica si cree que es incorrecta o incompleta. Todas las solicitudes deben enviarse por escrito a la Oficina de Privacidad de Maxim y podrán ser rechazadas por los siguientes motivos: (a) si determinamos que la información o el expediente objeto de la solicitud no fueron generados por nosotros; (b) si la información no formara parte de su expediente designado en nuestro poder; (c) si estuviese prohibido por la ley inspeccionar la información; o (d) si la información fuese correcta y completa. En caso de que su solicitud fuese rechazada, le proporcionaremos una nota por escrito expresando el motivo de la denegación, su derecho a presentar una declaración por escrito en desacuerdo con la denegación y una descripción de cómo puede presentar una queja ante nosotros o ante la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU. (U.S. Department of Health and Human Services, “DHHS”).

Detalle de las divulgaciones. Usted puede solicitar una lista de ciertas divulgaciones realizadas de su información médica (“detalle de las divulgaciones”). En algunos casos, el detalle podrá estar limitado por el tiempo y podrá excluir las divulgaciones realizadas para las operaciones relacionadas con el tratamiento, el pago o la atención de la salud.

Solicitud de restricciones. Usted puede solicitar una restricción razonable en los usos o las divulgaciones de su información médica. Si usted paga por la totalidad de sus servicios, utilizando sus fondos personales, puede solicitar que la información relacionada con el servicio no sea revelada a un tercero pagador/plan de salud/compañía de seguros, ya que no se está realizando ningún reclamo contra el tercero pagador.

Solicitud de comunicaciones alternativas o confidenciales. Usted puede solicitar que nos comuniquemos con usted acerca de cuestiones médicas en forma confidencial o en un lugar específico. Por ejemplo, usted puede pedir que lo contactemos mediante correo electrónico seguro o mediante correo postal enviado a una casilla postal.

Copia impresa de este aviso. Usted puede solicitar una copia impresa de este Aviso en cualquier momento, comunicándose con su oficina local de Maxim o con la Oficina de Privacidad de Maxim. Usted puede obtener una copia electrónica de este aviso en nuestro sitio web, www.maximhealthcare.com.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, debe presentar su solicitud por escrito a su oficina local de Maxim o a la Oficina de Privacidad de Maxim. Su solicitud deberá incluir el motivo por el que la realiza y, si corresponde, la medida que desea que Maxim tome. Es posible que le cobremos un cargo por los costos de copiado, envío por correo u otros suministros asociados con su solicitud. Le notificaremos del costo en cuestión y usted podrá elegir cambiar o retirar su solicitud en ese momento antes de incurrir en algún costo.

 

 

REQUISITOS DE NOTIFICACIÓN DE INCUMPLIMIENTO: Maxim tiene la obligación de notificarle si una parte no autorizada obtiene o tiene acceso a la información de salud protegida no salvaguardada, o si esta la usa y/o la divulga. En virtud de las normas federales, la notificación debe realizarse sin demora irrazonable y, en ningún caso, después de los 60 días del acontecimiento. Ciertas normas estatales requieren períodos de notificación más breves y Maxim cumplirá con todos estos requerimientos.

 

 

CAMBIOS A ESTE AVISO: Nos reservamos el derecho de modificar este aviso. Nos reservamos el derecho de hacer vigente el aviso revisado o modificado para la información médica que ya tengamos acerca de usted, así como para cualquier información que recibamos en el futuro. Publicaremos una copia del aviso vigente en todas las oficinas de Maxim y en su sitio web (www.maximhealthcare.com). Además, si se realizaran cambios sustanciales a este Aviso, el aviso incluirá una fecha de entrada en vigencia para las revisiones y se podrán obtener copias comunicándose con su oficina local de Maxim o con la Oficina de Privacidad de Maxim.

 

 

PREGUNTAS/QUEJAS: Si desea obtener más información acerca de las cuestiones previstas en este Aviso, le preocupa que sus derechos de privacidad puedan haber sido infringidos o si está en desacuerdo con una decisión tomada con respecto al acceso a su información personal y médica, puede comunicarse con la Oficina de Privacidad de Maxim por correo postal de los EE. UU., fax, teléfono o correo electrónico a: Maxim Healthcare Group, Inc., Attention: Privacy Officer, 7227 Lee Deforest Drive, Columbia, MD 21046; teléfono gratuito: 1.866.297.2295; fax: 410.910.1675; correo electrónico: hipaa@maxhealth.com. También podrá presentar un reclamo o queja ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU., 200 Independence Ave., SW, Washington DC 20201, teléfono: 202.619.0257, teléfono gratuito: 1.877.696.6775.

Maxim no tomará represalias ni le impondrá penalizaciones de ningún tipo si decide presentar un reclamo en nuestras oficinas o ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos de EE. UU.